De term ‘candidate experience’ is niet zomaar een populaire term. In deze tijd waarin de arbeidsmarkt krap is en het moeilijk is om goede medewerkers aan te trekken, helpt het om sollicitanten een complete en optimale ervaring te geven tijdens het sollicitatieproces. Hebben ze dit niet? Dan heb je de kans dat ze afhaken en loop je wellicht de perfecte kandidaat mis. Oftewel: doe er je voordeel mee en werk aan je candidate experience.
Als een kandidaat op zoek is naar een nieuwe baan doorloopt hij of zij verschillende stappen in een sollicitatieprocedure. De indrukken en ervaringen die de (potentiële) sollicitant heeft in iedere fase dragen bij aan de candidate experience. Deze experience omvat dus alle interacties die kandidaten met een organisatie hebben tijdens het sollicitatieproces. Hoe zij het proces ervaren, heeft invloed op de keuze om een baan wel of niet te accepteren.
Het sollicitatieproces bestaat uit 6 stappen:
Maar niet iedereen doorloopt het hele proces. Als iemand bijvoorbeeld na de ‘overweging’-fase toch niet meer geïnteresseerd is, stopt het proces. En als een kandidaat niet geselecteerd wordt, stopt het proces voor hem of haar daar, maar niet voor jou als werkgever.
Bij deze stap begint de candidate experience. Kandidaten komen via verschillende kanalen vacatures tegen. Denk bijvoorbeeld aan websites zoals Indeed of Nationale Vacaturebank, maar ook het eigen netwerk of sociale media zijn belangrijke kanalen. Is jouw organisatie bekend? Dan kan een ‘werken bij’-website ook een kanaal zijn waar kandidaten vacatures vinden.
Wanneer een kandidaat zich in deze fase bevindt, gaat er een belangrijke gedachte door haar of zijn hoofd: hoe goed en aantrekkelijk vind ik deze vacature? In deze fase worden reviews gelezen op onder andere Glassdoor, Google of Indeed. Spreekt de vacature niet aan of valt de review tegen? Dan verliezen kandidaten hun interesse.
In fase 3 gaat de kandidaat informatie inwinnen. De social mediakanalen worden bekeken en ook de ‘over ons’-pagina op de website van de organisatie lezen zij. Nu speelt de employer brand van de organisatie een rol. Is de cultuur goed omschreven? Wat onderscheidt deze organisatie van alle andere? De verwachting van de kandidaat ontstaat in deze fase. Het is belangrijk dat dit beeld hetzelfde is als de werkelijkheid. Tip: maak een video om zo de cultuur van de organisatie beter in beeld te krijgen.
Vanaf deze fase wordt de duur en complexiteit van het proces belangrijk. Nu gaat de kandidaat de organisatie of het recruitmentbureau beoordelen. Moet er een formulier worden ingevuld? Zo ja, hoelang gaat dat duren? Hoe snel en de manier waarop een organisatie (of recruiter) contact opneemt met hen, maakt of breekt de candidate experience. Het is dus belangrijk dat er duidelijkheid is over de procedure. Denk hierbij aan:
In Q1 van 2021 stond een vacature bij een bureau gemiddeld 29 dagen online en bij een werkgever 47 dagen. Het is dus van belang dat je snel reageert, anders is de kandidaat wellicht afgehaakt of heeft hij of zij een andere baan.
In deze fase vinden de sollicitatiegesprekken plaats. Ook eventuele assessments vallen in deze fase. Het niveau van de functie en de duur van het sollicitatiegesprek gaan hand in hand. Als het proces erg lang en zwaar is voor een redelijk simpele functie haakt de kandidaat sneller af.
Dit is de laatste stap in de candidate experience. In deze fase krijgt de kandidaat een aanbod. Dit aanbod moet ook echt relevant en realistisch zijn en in lijn liggen met de verwachtingen. Als de kandidaat nog steeds enthousiast is, accepteert hij of zij dit (al dan niet met een tegenbod). Nu start de onboarding!
Je hebt vast zelf ook wel eens ergens gesolliciteerd waar je óf pas na weken reactie kreeg óf zelfs helemaal geen reactie ontving. Je bent niet de enige: 75% van de kandidaten heeft dit wel eens meegemaakt. Zoals je je wellicht kunt voorstellen, komt dit de candidate experience niet ten goede. Daarom is op tijd communiceren heel erg belangrijk! Doe dit niet alleen als je goed nieuws hebt voor de kandidaat, maar ook als je de kandidaat afwijst. Stuur een e-mail waarin je toelicht waarom diegene wordt afgewezen of nog beter: bel hem of haar eventjes.
De candidate experience moet de kandidaat een positief gevoel geven over jouw organisatie. Ook al heeft hij of zij de baan niet gekregen en heeft hij of zij het complete proces niet doorlopen. Iemand met een goede ervaring met jouw organisatie vertelt eerder deze goede ervaringen aan anderen dan als dit niet het geval is. Ook blijkt uit onderzoek van IBM dat bij kandidaten die de candidate experience als positief ervaren (in verhouding tot kandidaten met een negatieve ervaring) de kans dat ze:
Een negatieve candidate experience kan dus ook leiden tot negatieve verhalen en dat kan het imago van jouw bedrijf schaden. Zo kunnen mensen via Glassdoor, Indeed of Google negatieve reviews schrijven. Uit onderzoek van Glassdoor is gebleken dat 72% van de kandidaten met negatieve ervaringen dit online deelt. En 42% van de mensen koopt geen producten meer bij een organisatie met een slechte ervaring in het sollicitatieproces.